Kto może reprezentować przedsiębiorcę w trakcie kontroli podatkowej?

W każdej firmie, oprócz prezesa lub właściciela, powinien być ktoś, kto będzie upoważniony do reprezentowania przedsiębiorcy na wypadek przeprowadzania kontroli podatkowej. Jest to bardzo ważny element budowania zespołu. Na co dzień mogą się zdarzyć różne wypadki i nie zawsze podatnik może wziąć udział w takich kontrolach. Na szczęście obowiązujące przepisy uwzględniają możliwość przyznania pracownikowi upoważnienia do reprezentowania firmy lub podatnika w trakcie kontroli. W artykule opisujemy, komu można udzielić takiego upoważnienia, jak powinno ono wyglądać i z jakich elementów się składać, a także jakie są rodzaje upoważnień.

Czym jest upoważnienie do reprezentowania w trakcie kontroli podatkowej?

Upoważnienie do reprezentowania podmiotu w trakcie przeprowadzania kontroli podatkowych to pełnomocnictwo, które upoważnia kogoś do wykonywania czynności urzędowych w imieniu podatnika. Z prawnego punktu widzenia jest to dokument, na mocy którego osoba upoważniająca, czyli pracodawca, poprzez jednostronne oświadczenie woli upoważnia swojego pracownika do reprezentowania go w trakcie kontroli.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, na mocy art. 284 ustawy Ordynacja podatkowa, osoba kontrolowana jest zobowiązana do ustanowienia pełnomocnika na wypadek swojej nieobecności w trakcie przeprowadzania kontroli podatkowej. Wyjątkiem są przypadki, w których wcześniej został już ustanowiony pełnomocnik ogólny lub pełnomocnik szczegółowy. W dużych firmach tego typu upoważnienia są normą, ponieważ właścicielom trudno by było zawsze samodzielnie reprezentować firmę. Zazwyczaj przedsiębiorstwa decydują się przyznać upoważnienie do ich reprezentowania w trakcie kontroli pracownikom lub firmom zewnętrznym, które świadczą dla nich usługi podatkowe. Takie rozwiązanie jest najprostsze i najbezpieczniejsze. To bowiem właśnie te osoby najlepiej są w stanie przedstawić przygotowywane przez siebie wykazy podatkowe.

Rodzaje pełnomocnictw do wykonywania czynności urzędowych

Jak tłumaczy nasz rozmówca, specjalista z Biura audytorsko-księgowego eKFK w Warszawie:

Zgodnie z przepisami ustawy Prawo przedsiębiorców wszystkie czynności kontrolne wykonywane są w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Kodeks cywilny uwzględnia trzy rodzaje pełnomocnictw do wykonywania czynności urzędowych w imieniu przedsiębiorcy. Każde z nich obejmuje reprezentowanie przedsiębiorcy w nieco innym zakresie.

Wspomniane przez naszego rozmówcę rodzaje pełnomocnictw to:

• Pełnomocnictwo ogólne – rodzaj upoważnienia, które obejmuje czynności zwykłego zarządu. Objęty takim upoważnieniem pełnomocnik jest upoważniony nie tylko do reprezentowania firmy w trakcie kontroli, ale również do podejmowania decyzji dotyczących działalności całego przedsiębiorstwa.
• Pełnomocnictwo rodzajowe – ten rodzaj upoważnienia obejmuje wyłącznie dokonywanie określonego rodzaju czynności, które wykraczają poza zadania zwykłych pracowników i członków zarządu.
• Pełnomocnictwo szczególne – rodzaj pełnomocnictwa, które dotyczy indywidualnie określonej czynności prawnej.

Podstawowe elementy upoważnienia do reprezentowania w trakcie kontroli

Każde upoważnienie do reprezentowania firmy lub podatnika w trakcie kontroli podatkowych powinno zawierać kilka ważnych elementów. Wśród nich są przede wszystkim:

• Data i miejsce podpisania upoważnienia.
• Dane identyfikacyjne osoby upoważniającej, czyli imię i nazwisko oraz adres zamieszkania lub siedziby.
• Tytuł i rodzaj przyznawanego upoważnienia.
• Dane identyfikacyjne osoby upoważnionej – imię i nazwisko, adres zamieszkania, informacje o dokumencie tożsamości, którym się legitymuje.
• Przepis, na mocy którego udzielane jest pełnomocnictwo i zakres upoważnienia.

• Podpis osoby upoważniającej.